Personvern i medlemsregisteret

Næringslivets Sikkerhetsråd (org.nr. 986 492 569) er behandlingsansvarlig for opplysningene i registeret. Det betyr at NSR bestemmer hva opplysningene brukes til, og svarer for at det skjer lovlig. Spørsmål om personvern rettes til post@nsr-org.no.

Personvernforordningen (personvernloven) sier at vi må ha et lovlig grunnlag for alt vi gjør med personopplysninger. Vi bruker tre:

Avtale. Opplysningene om virksomheten og kontaktpersonene behandler vi fordi de er nødvendige for å inngå og oppfylle medlemskapet: å vite hvem medlemmet er, hvem vi kontakter, og hvor fakturaen skal. Det gjelder også søknaden om medlemskap. (Artikkel 6 nr. 1 bokstav b.)

Berettiget interesse. Det betyr at NSR har en god grunn som veier tyngre enn ulempen for deg, og at du kan protestere. Vi bruker det til tre ting: medlemsinformasjon til kontaktpersonene hos medlemmene, som er slått på fra start og som du kan melde deg av når som helst; å beholde e-postadressen til den som har meldt seg av, så vi ikke sender til den igjen; og sikkerhet, det vil si loggene og vernet mot misbruk av de åpne skjemaene. (Artikkel 6 nr. 1 bokstav f.)

Samtykke. Eksterne som registrerer seg i kontaktregisteret på egen hånd, er med fordi de har krysset av for det og bekreftet adressen sin selv. Tidspunktet og versjonen av teksten lagres. Samtykket kan trekkes tilbake når som helst, se «Kontaktregisteret» under. (Artikkel 6 nr. 1 bokstav a.)

Registeret er bygget for forretningskontaktopplysninger. Det har ikke felt for fødselsnummer, privatadresse eller sensitive personopplysninger.

• Om virksomheten: navn, organisasjonsnummer, adresse, antall ansatte, bransje, medlemstype, medlemshistorikk og nettdomener. Mye av dette henter vi fra Brønnøysundregistrene ut fra organisasjonsnummeret.
• Om kontaktpersonene: fornavn, etternavn, stilling, e-post, telefon og hvilken rolle personen har hos medlemmet. For dem som skal bruke VARDE, også et mobilnummer og når NSR har bekreftet at taushetserklæringen er signert.
• Om fakturering: fakturaadresse, referanse, beløp, fakturanummer og om fakturaen er betalt.
• NSRs egne notater om medlemskapet, og begrunnelser og merknader som medlemmet skriver i skjemaene. Disse krypteres før de lagres.
• Om bruken: en logg over hva som er endret i registeret, når, og av hvem, og en logg over hvilke e-poster registeret har sendt. Når en ansatt i NSR ser på personopplysninger, logges det også.
• For sikkerheten: innlogginger, feilede innlogginger og forsøk på å komme inn der man ikke har tilgang. E-postadressen fra en feilet innlogging og IP-adressen (nettadressen til maskinen din) lagres her bare som en hash, det vil si en kode som ikke kan leses tilbake til adressen.
• Mot robotflom på de åpne skjemaene (innlogging, påmelding, søknad): en teller per IP-adresse og per e-postadresse, også bare som hash, som slettes etter et døgn.

NSR fører et eget kontaktregister, som er grunnlaget for våre nyhetsbrev. Kontaktpersoner hos medlemsbedrifter er automatisk registrert, som en del av medlemskapet. Andre er med fordi de selv har registrert seg og bekreftet adressen sin på /kontaktregister. En påmelding som ikke blir bekreftet innen 30 dager, slettes.

Om deg registrerer vi navn, e-post, og eventuelt stilling, bedrift, telefon og fylke. I tillegg lagrer vi valgene du selv tar: om du vil ha nyhetsbrevet, operativ informasjon og varsling om hendelser mot bedriften din, hvilke fagnettverk du følger, og når du godtok trafikklysprotokollen (TLP 2.0) og personvernvilkårene, sammen med hvilken versjon av teksten du godtok. TLP-aksepten sier at du har forstått hvor langt informasjon fra NSR kan deles.

Har du registrert deg med e-postadressen fra jobben, og arbeidsgiveren din er medlem i NSR, kan bedriftens administrative kontakt se at du står i kontaktregisteret. Deler flere bedrifter e-postdomenet ditt, gjelder det bedriften du selv har valgt på Min side. Hen ser navn, e-post, stilling, telefon og om du ønsker varsling, slik at hen kan gjøre deg til kontaktperson.

Står du på en av nyhetsbrevlistene, sendes navn, e-post og bedriftsnavn til nyhetsbrevtjenesten Make, sammen med en personlig lenke til Min side.

På Min side får du en lenke på e-post. Der kan du se og rette opplysningene dine (alt utenom e-postadressen), endre valgene og melde deg av. Melder du deg av og ikke er kontaktperson hos et medlem, sletter vi alt om deg unntatt e-postadressen og datoen du meldte deg av. Dem beholder vi så du ikke blir lagt inn igjen ved en feil. Er du kontaktperson hos et medlem, melder du deg av nyhetsbrevene, mens opplysningene dine står hos medlemmet som før. Har du tilgang til VARDE, må du ta kontakt med NSR for å melde deg av.

Disse leverandørene behandler opplysninger på vegne av NSR, og er våre databehandlere:

• Supabase: database og innlogging, i Frankfurt (EU).
• Vercel: kjører selve tjenesten, i Frankfurt (EU).
• Resend: sender e-posten fra registeret, også innloggingslenkene. Resend sender gjennom Amazon SES i Irland (EU).
• Make (Make AS): sender nyhetsbrevene. Make oppgir at dataene lagres på servere i Norge.
• Xledger: NSRs økonomisystem, der fakturaene lages ut fra opplysningene i registeret.
• Anthropic: leverandør av KI-funksjonen «Spør registeret», som bare NSRs stab bruker. Dit sendes stabens spørsmålstekst og en beskrivelse av registerets felter, aldri opplysninger om deg.

I tillegg:

• Skytale: leverandøren av VARDE. For dem som skal få tilgang til VARDE, laster NSR opp navn, e-post, mobilnummer, stilling og virksomhet i Skytale.
• Idura (Criipto): taushetserklæringen for VARDE signeres med BankID hos Idura. Registeret sender erklæringen og et internt referansenummer dit, ingen opplysninger om deg. Du identifiserer deg selv med BankID hos Idura. Den signerte erklæringen, med navnet ditt fra BankID, hentes tilbake og lagres i registeret, og slettes hos Idura.
• Brønnøysundregistrene: her henter vi opplysninger om virksomheten. Vi sender bare organisasjonsnummeret dit.

En nattlig jobb sletter det som ikke trengs lenger, etter faste frister:

• Opplysningene om medlemmet og kontaktpersonene beholdes så lenge medlemskapet varer.
• Kontaktpersonene hos en virksomhet som har gått ut av NSR, anonymiseres 2 år etter at medlemskapet tok slutt: navnet blir «Slettet person», og e-post og telefon fjernes. Det gjelder ikke den som fortsatt står i kontaktregisteret av eget valg, er kontaktperson hos et annet medlem eller har tilgang til VARDE.
• Virksomhetens egne opplysninger og medlems- og fakturahistorikken beholdes. Regnskapsopplysningene i økonomisystemet Xledger har egne oppbevaringskrav.
• Bevis beholdes når en virksomhet slettes: signert taushetserklæring for VARDE, medlemsavtale, samtykke og fakturagrunnlag blir stående med virksomhetens navn og organisasjonsnummer, fordi NSR kan trenge å dokumentere hva som ble avtalt. Navn, e-post og IP-adresse i bevisene fjernes 2 år etter at virksomheten ble slettet eller medlemskapet tok slutt.
• Påbegynte søknader som aldri blir sendt inn, og innloggingskontoer som ble laget for dem og aldri brukt: 30 dager.
• Lenker vi sender på e-post: slettes 1 til 7 dager etter at de er brukt eller har gått ut.
• Mottakeradressen i loggen over sendte e-poster: fjernes etter 1 år.
• Loggen over hva NSRs ansatte har sett på: 1 år.
• Tellerne mot robotflom: 1 døgn.
• Loggen over endringer og sikkerhetshendelser har ingen sluttdato. Når en person slettes, fjernes navn, e-post og telefon også fra den.

Innloggingstjenesten hos Supabase fører i tillegg sin egen logg over innloggingsforsøk. Hvor lenge den lagres, følger avtalen med Supabase.

Innsyn. Du har rett til å vite hva vi har registrert om deg. Den administrative kontakten hos et medlem kan laste ned det registeret har om virksomheten og kontaktpersonene under «Sikkerhet og personvern» på medlemssidene. Andre kontaktpersoner ser sine egne opplysninger under «Mine opplysninger», og i kontaktregisteret ser du dem på Min side. Vil du ha alt vi har om deg, skriv til post@nsr-org.no.

Retting. Er noe feil, retter du navn, telefon og stilling selv under «Mine opplysninger» på medlemssidene, eller på Min side i kontaktregisteret. Endringen gjelder med en gang. E-postadressen og opplysningene om virksomheten retter den administrative kontakten eller NSR.

Sletting. Vil du slettes, skriv til post@nsr-org.no. NSR sletter deg da i registeret: navnet blir «Slettet person», e-post og telefon fjernes, også fra loggene, og innloggingen din slettes. Det som ikke slettes, er virksomhetens egne opplysninger og fakturahistorikken, og en linje i loggen om at en person er slettet, uten opplysninger om deg. Er du administrativ kontakt eller har tilgang til VARDE, må det ordnes først.

Beviset for en signert taushetserklæring og et gitt samtykke beholdes med navnet ditt inntil 2 år etter at tilgangen eller medlemskapet tok slutt. NSR kan trenge å dokumentere det (rettskrav). Deretter anonymiseres det.

Begrensning, innsigelse og flytting. Du kan be oss om å stanse bruken av opplysningene mens noe blir avklart (begrensning), protestere mot det vi gjør med berettiget interesse som grunnlag (innsigelse), og få opplysningene du har gitt oss i et format som kan leses inn i andre systemer (dataportabilitet). Skriv til post@nsr-org.no.

Trekke samtykket. Står du i kontaktregisteret etter eget samtykke, trekker du det tilbake ved å melde deg av på Min side. Det endrer ikke det vi har gjort før du trakk det.

Klage. Mener du at vi behandler opplysningene dine i strid med reglene, kan du klage til Datatilsynet.

Tilgangen er begrenset i selve databasen, ikke bare i tjenesten: en innlogget kontaktperson kan ikke lese en annen virksomhets opplysninger. Ansatte hos NSR må bruke sikker innlogging (passkey eller autentiseringsapp) for å komme inn i saksbehandlingen. Alt som endres, logges, og det samme gjør det de ansatte ser på av personopplysninger.

All trafikk mellom deg og tjenesten er kryptert (HTTPS). Notater, begrunnelser og merknader krypteres i tillegg av tjenesten selv før de lagres. Øvrige opplysninger, som navn, e-post og telefon, er ikke kryptert av tjenesten, men beskyttet av tilgangsstyringen i databasen.